Der Jahresabschluss ist für viele Unternehmer und Selbständige die stressigste Zeit des Jahres. Mit der richtigen Vorbereitung und vollständigen Unterlagen sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und erleichtern Ihrem Steuerberater die Arbeit. Diese Checkliste führt Sie Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.
1. Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?
Nicht jeder Unternehmer ist zur Bilanzierung verpflichtet. Es gibt zwei Hauptformen:
| Unternehmensform | Pflicht | Abschlussart |
|---|---|---|
| GmbH, AG, UG | Ja, Pflicht | Bilanz + G&V |
| Kaufleute (HGB §238) | Ab bestimmter Größe | Bilanz + G&V |
| Freiberufler, Kleinunternehmer | Keine Bilanzpflicht | EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) |
| Selbständige (unter Schwellenwert) | Keine Bilanzpflicht | EÜR |
Gewerbetreibende müssen bilanzieren, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Jahren entweder mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn erzielen (§ 241a HGB).
2. Wichtige Fristen im Überblick
| Pflicht | Frist (regulär) | Mit Steuerberater |
|---|---|---|
| Steuererklärung (Selbständige) | 31. Juli des Folgejahres | 28./29. Februar übernächstes Jahr |
| Jahresabschluss GmbH | 3 Monate nach Geschäftsjahresende | 6 Monate (mit Begründung) |
| Offenlegung Bundesanzeiger (GmbH) | 12 Monate nach Geschäftsjahresende | – |
| Elektronische Bilanz (E-Bilanz) | Mit Steuererklärung | – |
| Lohnsteuerbescheinigung | 28. Februar des Folgejahres | – |
3. Die Checkliste: Diese Unterlagen sollten Sie bereitlegen
4. Häufige Fehler beim Jahresabschluss
- Belege fehlen oder sind unleserlich: Jede Ausgabe braucht einen Beleg – digital oder in Papier. Ohne Beleg kein Betriebsausgabenabzug.
- Private und geschäftliche Ausgaben gemischt: Trennungsgebot beachten. Private Ausgaben gehören nicht in die Buchhaltung.
- Kassenbuch nicht täglich geführt: Bei Barzahlungen muss das Kassenbuch täglich aktualisiert werden.
- Bewirtungsbelege unvollständig: Name der Teilnehmer und geschäftlicher Anlass müssen auf dem Beleg vermerkt sein.
- Inventur vergessen: Unternehmen mit Warenbestand müssen zum 31.12. eine Inventur durchführen und dokumentieren.
- Fristen verschlafen: Besonders die Lohnsteuerbescheinigung (28. Feb.) und die Steuererklärungsfrist werden häufig übersehen.
5. Themen für das Gespräch mit Ihrem Steuerberater
Einige Punkte sollten Sie rechtzeitig vor dem 31. Dezember mit Ihrem Steuerberater besprechen – er prüft, was in Ihrem Fall sinnvoll ist:
- Investitionsabzugsbetrag (IAB): Bis zu 50 % geplanter Investitionen können bereits im Vorjahr steuermindernd angesetzt werden.
- Sofortabschreibung GWG: Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto können sofort abgeschrieben werden.
- Vorziehen von Ausgaben: Geplante Betriebsausgaben noch im laufenden Jahr bezahlen, um den Gewinn zu senken.
- Rückstellungen bilden: Für absehbare Verbindlichkeiten (Urlaub, Jahresabschlusskosten) Rückstellungen ansetzen.
- bAV-Beiträge: Betriebliche Altersvorsorge-Beiträge bis zum Jahresende leisten.
Ihre Buchhaltung bereit für den Jahresabschluss
Ich sorge dafür, dass Ihre laufende Buchhaltung und Lohnabrechnung vollständig und sauber vorbereitet sind – damit Ihr Steuerberater den Jahresabschluss zügig und fristgerecht erstellen kann.
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